重庆市政府系统 公开电子信箱管理暂行办法
        为促进政务公开,提高政府服务能力,推进政府职能转变和服务型政府建设,确保重庆市政府系统公开电子信箱办理工作行为规范、运转协调、监管有力,特制定本暂行办法。本暂行办法自2005年12月1日起试行,2006年3月1日起正式实施。
        一、总则
        (一)重庆市政府系统公开电子信箱(以下简称公开信箱)是建立在重庆市政府公众信息网站(“中国重庆”政府门户网站,以下简称市政府公众信息网)上,以重庆市政府市长信箱(以下简称市长信箱)为总协调和总监管,由各区县(自治县、市)人民政府、市政府各部门及部分企业公开信箱(以下简称单位信箱)组成,直接面向社会公众的专用公开电子邮箱体系。
        (二)公开信箱的主要职责是了解社情民意,密切政府与人民群众的联系;为人民群众提供政策咨询,排忧解难;听取人民群众意见、建议,拓宽人民群众参政议政渠道,接受人民群众监督。
        (三)公开信箱遵循“分级负责,属地管理”原则,办理工作实行“集中受理、归口办理、集中公示、统一监管”的制度。市政府市长公开电话值班室(市政府值班室)负责总协调、总监管和市长信箱邮件的办理。各单位要明确此项工作的责任部门和分管领导,并落实专人负责具体工作。
        (四)为提高工作效率,在市政府公众信息网上建立重庆市公开电子信箱运行管理系统(以下简称管理系统),以确保各单位之间实施网上交互,并为该项工作的网上运行监管和考核提供支撑。各单位的公开信箱统一设立在此系统上,由市政府值班室对每个信箱的接办件情况实施自动监管。各单位已在其他网站或电子邮件系统设立的部门(或行政首长)公开信箱必须转接到统一分配的公开信箱的访问入口上。各单位公开电子邮件的受理、处理、转交和回复等,均通过管理系统专用程序办理。
        二、邮件递交
        (一)市民通过登陆市政府公众信息网“市政府公开信箱”栏目进入公开信箱递交入口,选择市长信箱或各单位信箱递交邮件。
        (二)市民选定信箱后,自动进入邮件撰写页面。根据页面提示填写有关内容后,完成邮件递交。
        (三)市长信箱和各单位信箱收到的电子邮件,通过管理系统,按照统一办理程序进行处理。
        三、邮件受理
        (一)受理范围
        1.市民日常社会生活中的热点、难点问题及解决问题的建议或意见;
        2.对我市国民经济和社会发展各方面提出的建议或意见;
        3.需要重庆市各级政府、市政府各部门以及部分公共企事业单位按职责处理的有关事宜;
        4.对有关政策法规的咨询;
        5.对重庆市各级政府和各级政府部门办事效率、工作作风、廉洁自律等方面的投诉和举报。
        涉及以下内容的邮件不属于公开信箱受理范围:
        1.属于党委、人大、政协、部队、法院、检察院等部门工作范畴的;
        2.行政公文;
        3.各种恶意攻击性邮件;
        4.内容重复、空泛或无实际意义的;
        5.各类推销广告。
        (二)受理登记
        1.收件。各单位信箱管理部门专设工作人员应在工作时间内随时收阅本单位公开信箱的邮件,做到日积日清。
        2.分类。一是根据来信性质,可分为建议、求助、投诉、举报、咨询和其他六种类型;二是根据来信内容涉及领域,可分为水电气、教育、治安等若干类型;三是根据邮件内容涉及地区,对邮件进行地域划分;四是根据受理范围,可分为有效件(受理邮件和掌握邮件)和无效件。以上三种分类均由管理系统自动提供选项,由来信人在填写邮件时自行选定。工作人员阅件时应对信件的归类及内容进行审阅,并修正错误。
        3.登记编号。各单位信箱办理责任人员进入公开信箱处理系统登记受理栏后,应逐件阅读,对受理邮件进行登记编号(掌握邮件应存档备查,无效邮件可予以删除)。登记后,管理系统自动生成邮件文号(附表1),并自动归入“拟办邮件列表”显示邮件信息。在邮件办理过程中,按照“一件一号”原则,始终以首接单位文号为准,不再另编文号。
        四、立项处理
根据邮件内容,可选择以直办、交办、转阅、呈办、掌握五种方式对有效邮件进行处理。管理系统已实现了市长信箱与单位信箱、单位信箱之间网上办件交互。各单位与其下属单位之间的网上办件联系由各单位根据情况自行建立。为方便各单位邮件办理的批阅处理,管理系统同时提供直办单、交办单、转阅单、呈办单的转换打印功能,经办人可以纸质件方式对邮件进行内部流转处理,各处理单统称为“重庆市政府系统公开电子信箱××单”。
        (一)直办:即首接单位工作人员直接处理答复,或交单位内部其他部门处理。
        处理:在管理系统“拟办邮件列表”的“处理方式”中选择“直办”,以“重庆市政府系统公开电子信箱处理单”(附表2)为载体处理邮件。或直接通过电话、电子邮件或网上公示的方式将处理结果答复来信人,或打印“处理单”转交单位内部其他部门按要求处理。
        (二)交办:即首接单位将邮件转交其他部门办理。包括市长信箱交单位信箱办理和各单位信箱交其下属部门办理。
        处理:在管理系统“拟办邮件列表”的“处理方式”中选择“交办”,以“重庆市政府系统公开电子信箱交办单”(附表3)为载体提出拟办意见和承办要求,经部门分管负责人审阅后,以网上传输(市长信箱)、传真、邮寄等方式转交有关单位处理。邮件办结后通过电话、电子邮件或网上公示的方式将处理结果答复来信人。需二次甚至多次交办的邮件,由第一承办单位自行处理。
        (三)转阅:即首接单位将内容不属于本单位受理范围的邮件转请有关单位处理。包括市长信箱向单位信箱转阅,也包括单位信箱间的转阅。转阅件不要求回复,首接单位应将邮件去向反馈来信人,亦可视情况要求承阅单位采取适当方式答复来信人。
        处理:在管理系统“拟办邮件列表”的“处理方式”中选择“转阅”,以“重庆市政府系统公开电子信箱转阅单”(附表4)为载体提出转阅意见,经部门分管负责人审阅后,以网上传输、传真、邮寄等方式转交有关单位处理,并通过电话或电子邮件的方式将邮件去向告知来信人。
        (四)呈办:即将邮件报送本单位领导阅示后处理,或各单位信箱将邮件报送市长信箱协调处理。
处理:在管理系统“拟办邮件列表”的“处理方式”中选择“呈办”,以“重庆市政府系统公开电子信箱呈办单”(附表5)为载体提出呈办意见,经部门分管负责人审阅后处理。需报送市长信箱协调处理的邮件,可以“呈办单”形式通过管理系统网上传输到市长信箱。根据需要,可以将“呈办单”转换为“交办单”,按照交办邮件处理程序进行交办。
        (五)掌握:将邮件存档备查,作为情况掌握或信息收集,不予登记编号。
        五、退件
        若收到交办、转阅、呈办有误的邮件,接件单位应及时将邮件退回来件单位,并说明退件原因。
        六、承办回复
各承办单位收到上级单位的交办邮件后,应及时办理。除特殊情况外,一般应于收件之日起10个工作日内按要求回复办理结果。凡要求书面回复交办单位的,应按照“重庆市政府系统公开电子信箱承办回复”(附表6)格式要求回复或正式行文回复。
        由于市长信箱与各单位信箱之间实行网上交互,各单位信箱应定时在线收取市长信箱和其他单位信箱交办、转阅的邮件,并按要求处理回复。承办单位若不能按时回复,应在办理时限内口头或书面向市长信箱说明原因,申请延时。
        七、催办、退办
        (一)对超过回复时限而又未说明办理进度的邮件,由交办单位下发“重庆市政府系统公开电子信箱催办单”(附表7),进行催办。市长信箱通过管理系统进行催办,同时在系统公示栏中进行公示,并自动显示累计时间。
        (二)承办单位回复件不符合要求的,由交办单位下发“重庆市政府系统公开电子信箱退办单”(附表8)予以退办,并注明退办理由和重办要求。承办单位应按照要求重新办理回复。市长信箱通过管理系统进行退办,同时在系统公示栏中进行公示。
        八、反馈
        (一)领导批示邮件:工作人员应跟踪了解领导批示的落实情况,并及时向领导反馈有关情况。
        (二)直办邮件:直办邮件中转交单位内部其他部门处理的邮件,采用“谁办理、谁回复”的原则,由办理部门视情况以适当方式回复来件人。必要时,可将结果告知首接部门。
        (三)交办邮件:根据交办单位要求,或由承办单位直接将结果答复来信人,或将结果回复交办单位后,由交办单位答复来信人。市长信箱及各单位信箱可以根据情况以电话、电子邮件或网上公示的方式将处理结果答复来信人。
        (四)转阅邮件:采用“谁办理、谁回复”的原则,由办理单位视情况以适当方式回复来件人。必要时,可将结果告知首接单位。
        九、公示
邮件办理完结后,除涉及国家机密和依法受到保护的商业秘密、个人隐私以及敏感性较强的内容外,经分管负责人或单位分管领导审签后,应如实在市政府公众信息网上公示,管理系统提供网上办结邮件公示功能。
        十、存档统计
市长信箱和单位信箱的所有电子邮件的处理过程都自动记录分类保存在公开信箱处理系统中,各单位可随时查阅本单位的有关信息,同时可通过管理系统显示或打印《重庆市政府系统公开电子信箱处理情况登记表》(附表9)。市长信箱每周统计一次,各单位信箱应定期统计。
        十一、工作通报及考评
        (一)市政府值班室利用公开信箱处理系统不定期抽查各单位信箱的收阅及办理情况。
        (二)市政府值班室每周以《市长信箱工作周报》方式,定期向市领导报告市长信箱接处情况及各单位信箱接处市长信箱交办邮件情况,并向市委值班室及有关单位通报。各单位信箱应以月报或季报方式向本单位领导、下属机构和市长公开电话值班室通报信箱接处情况。
        (三)按照《市长公开电话工作制度》(渝办发〔2005〕113号)及《政务值班工作考核暂行办法》(渝办发〔2005〕114号)有关规定,将公开信箱工作纳入公开电话工作范畴进行考评。